Upphandlare Emilia

Att jobba på ett nystartat bolag med möjlighet att själv forma strukturen för sitt arbete lockade Emilia Rosenlöf att ta jobbet som upphandlare på SSAM. Nu har hon under ett års tid hjälpt till att uppfylla verksamhetens behov vid avtalstecknande och inköp.

Trots att Emilias uppdrag är en viktig del för att verksamheten ska fungera så bra som möjligt är det nog många som inte vet vad det innebär att jobba med upphandling.

- Det är lätt att tro att upphandling enbart handlar om att följa lagen om offentlig upphandling (LOU), men det är mycket mer än så. Mitt uppdrag går ju ut på att maximera kvaliteten och nyttan SSAM får för sina pengar, berättar Emilia.

Det är uppenbart att Emilia motiveras av att göra en så bra affär som möjligt och att bolagets behov ska uppfyllas. Hon berättar också hur viktigt det är att ha en tydlig strategi för hur man arbetar med inköp och att upphandling kan användas som ett styrmedel.

- Genom att ange miljö- och hållbarhetskrav redan i kravspecifikationen kan vi se till att nå fler av organisationens övergripande mål. Till exempel kan vi ställa krav på lastbilar som leder till minskad bränsleförbrukning, berättar Emilia.

En tidskrävande process

Upphandlingsprocessen består av många steg, men det svåraste och mest tidskrävande är arbetet med att definiera verksamhetens behov. Det kan vara lätt om det handlar om en produkt, men betydligt svårare när det är en tjänst som ska upphandlas.

- Ibland kanske det känns jobbigt att komma till mig med en inköpsfråga för att jag börjar ställa frågor tillbaka, men det är för att undersöka vilka behov verksamheten verkligen har och på så vis kunna göra en så bra upphandling som möjligt.

Ett bra tips är att höra av sig till Emilia så fort man misstänker att det kommer uppstå ett upphandlingsbehov framöver, så att hon kan göra en första bedömning över hur lång tid processen kan ta.

För att kunna göra en ordentlig kravspecifikation använder man sig av referenspersoner i organisationen som har kunskap om det som ska upphandlas. När annonsen legat ute och anbud kommit in undersöker Emilia aktörerna genom att bland annat kontrollera bolagens resultat och referenser. När ett avtal väl tecknats är det viktigt att inte glömma bort uppföljningen. Det är bara så vi kan veta om verksamheten fått vad den behöver och till rätt pris.

Det bästa med att jobba med upphandling, men som samtidigt är den största utmaningen, tycker hon är den stora variationen det innebär att upphandla allt från en lastbil till omhändertagandet om farligt avfall.

- Jag har kunskap om upphandlingsprocessen och lagstiftningen, men sällan om den produkt eller tjänst som ska upphandlas. Att då få jobba med, och lära av, en riktigt engagerad referensgrupp som vet vad de vill ha och behöver, det är det bästa med mitt jobb, avslutar hon.