Upphandling - köp av varor och tjänster
När SSAM köper varor, tjänster eller byggentreprenader måste vi följa Lagen om offentlig upphandling (LOU). De undantag som finns är få och kan sällan användas. Lagen om offentlig upphandling (LOU) talar om hur det ska gå till när något ska köpas. På så sätt har alla leverantörer chansen att kunna vara med och konkurrera om affärerna, ingen leverantör får behandlas sämre eller bättre än någon annan.
SSAM är ett kommunalt bolag vars inköp regleras i Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)
Länk till annan webbplats.. All upphandling ska ske affärsmässigt och utnyttja den konkurrens som finns mellan olika leverantörer, så att SSAMs resurser används så effektivt som möjligt. En upphandling kan leda till ett enskilt köp eller till ett ramavtal.
Vad är ett ramavtal?
Ett ramavtal innebär att SSAM förbinder sig att köpa det huvudsakliga behovet av en viss vara eller tjänst av en viss leverantör under en given tidsperiod. Ramavtal ska följas, det vill säga inköp ska göras från den leverantör som SSAM tecknat ramavtal med.
Direktupphandling
Direktupphandlingar är de upphandlingar som understiger ett i LOU fastställt belopp. Det finns inte lika många krav för genomförandet av direktupphandlingar. Det finns till exempel inte något lagstadgat krav på annonsering eller anbud i visst format. Istället är det upp till SSAM att kontakta potentiella leverantörer som sedan ges möjlighet att lämna anbud. Vissa direktupphandlingar annonseras Länk till annan webbplats., men inte alla.
Aktuella upphandlingar
Här kan du via länken ta del av SSAMs aktuella upphandlingar. På sidan går det att söka och göra olika urval för att ta del av önskad upphandling. Du kan också söka efter äldre upphandlingar. Alla upphandlingar, utom de flesta direktupphandlingar, offentliggörs i denna allmänt tillgängliga nationella databasen. Du kan hämta komplett upphandlingsunderlag digitalt för respektive upphandling.
Annonserade upphandlingar Länk till annan webbplats.
Inför anbudsgivning
Som potentiell leverantör är ni expert på ert område och kan därför uppmärksamma SSAM på eventuella felaktigheter som finns i våra upphandlingsdokument. Om ni upptäcker brister eller felaktigheter i upphandlingsdokument så önskar vi att ni påpekar dessa så fort som möjligt så att vi har möjlighet att ändra eller förtydliga vårt underlag.
Ställ frågor
För att kunna lämna ett bra anbud behöver ni ha all nödvändig information om upphandlingen samt förstå det som står i upphandlingsdokumenten. Det är därför viktigt att ni kontaktar SSAM och ställer de frågor som krävs för att ni ska vara säkra på att ni vet vilka förutsättningar som gäller.
SSAMs kommunikation med er som potentiell leverantör ska ske på ett öppet sätt. Samtliga frågor, svar, förtydliganden och kompletteringar kring en upphandling ska publiceras på ett sådant sätt att alla anbudsgivare eller anbudssökande kan ta del av dem. Frågor ska i första hand ställas via funktionen "Frågor och svar" i TendSign.
Kontrollera att alla krav är uppfyllda
Vid offentlig upphandling får avtal enbart tecknas med leverantörer som uppfyller alla de krav som ställs vid upphandlingen. Det innebär att SSAM inte får anta ett anbud som inte uppfyller samtliga krav i upphandlingen, oavsett hur attraktivt anbudet är i övrigt. Viktigt är därför att identifiera alla krav som ställs vid upphandlingen.
Krav kan bland annat avse:
- Formerna kring upphandlingen; exempelvis när och hur anbudet ska lämnas samt anbudets giltighetstid.
- Krav på leverantören; exempelvis att skatter är betalda, ekonomisk ställning samt personalens erfarenhet och kompetens.
- Krav på varan eller tjänsten; exempelvis kvalitet, funktion och andra egenskaper.
- Krav på kontraktsvillkor; exempelvis fakturering och leveranstider.
Kontrollera att ert företag verkligen uppfyller samtliga krav och var noggrann med att lämna in alla de uppgifter och handlingar som efterfrågas.
Lämna in anbudet i tid
SSAM får endast pröva anbud som kommit in i tid. Sista datum framgår alltid av annons och upphandlingsdokument. Observera att det finns ytterst begränsade möjligheter till komplettering av anbud i efterhand.
Elektronisk upphandling
Anbudsgivning
SSAM strävar efter att förenkla anbudsarbetet för alla berörda parter och använder därför elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget TendSign.
Systemet är kostnadsfritt för anbudsgivaren och kräver endast en enkel registrering på tendsign.com Länk till annan webbplats. (klicka på "Skapa gratiskonto"). "Skriftliga anbud" accepteras inte.
Tekniska frågor om systemet ställs till Visma TendSigns support per e-post: tendsignsupport@visma.com. Manual, instruktionsfilm och vanliga frågor och svar finns på tendsign.com/support Länk till annan webbplats.. TendSigns support har öppet vardagar 07.00-17.00. Då TendSigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support.
Avtalssignering
SSAM arbetar med elektronisk upphandling från anbud till avtal. Det innebär att samtliga avtal ska undertecknas elektroniskt genom att båda parter signerar med e-legitimation. Det finns en signeringsfunktion integrerad i TendSign, som är det upphandlingssystem som SSAM använder i dagsläget, och det enda som behövs för att utföra denna signeringsfunktion är ett svenskt BankID. Se därmed till att skaffa detta i god tid innan signering ska ske. När det är dags för signering kommer sedermera en länk skickas med e-post till den e-postadress som uppgetts i upphandlingen.
Fakturering
SSAMs målsättning är att all fakturering ska ske elektroniskt. SSAM ställer därför som krav att all fakturering i första hand ska ske elektroniskt via vår fakturaväxel Pagero (sök på SSAMs organisationsnummer 559077-5853) och i andra hand tar vi emot pappersfakturor för scanning. Då ska fakturan skickas till:
Södra Smålands avfall och miljö AB
FE 201
831 88 Östersund